Διαδικασίες διαγωνισμών στο πλαίσιο συγχρηματοδοτούμενων έργων

Στη συντριπτική πλειονότητά τους, όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα περιλαμβάνουν τουλάχιστον ένα υποέργο που υλοποιείται με ανάθεση σε εξωτερικό ανάδοχο μέσω διαγωνιστικής διαδικασίας. Συνήθως είναι το κύριο υποέργο, και αυτό από το οποίο κρίνεται σε πολύ μεγάλο βαθμό η επιτυχία ή μη ενός έργου συνολικά.

Οι διαγωνισμοί που γίνονται στο πλαίσιο ενός συγχρηματοδοτούμενου έργου εμπίπτουν στο πεδίο των Δημοσίων Συμβάσεων, ανεξαρτήτως αν ο φορέας που τους διενεργεί είναι ιδιωτικού ή δημοσίου δικαίου. Πρακτικά, αυτό σημαίνει ότι, ακόμη κι αν ο φορέας που διενεργεί το διαγωνισμό δεν ανήκει στο Δημόσιο ή τον ευρύτερο Δημόσιο Τομέα, εφόσον το έργο του συγχρηματοδοτείται από ευρωπαϊκούς και δημόσιους πόρους, υποχρεούται κατά την ανάθεση να ακολουθήσει τις ίδιες διαδικασίες διαγωνισμού που ακολουθεί π.χ. και ένα Υπουργείο.

Από διαχειριστικής πλευράς, γενικά ένα υποέργο που υλοποιείται με ανάθεση μέσω διαγωνισμού είναι απείρως πιο εύκολο από ένα υποέργο που υλοποιείται με άλλη μέθοδο, π.χ. με ίδια μέσα. Από τη στιγμή που θα υπογραφεί η σύμβαση με τον ανάδοχο, το διαχειριστικό κομμάτι της ιστορίας είναι απλώς η παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος, των παραδοτέων και των πληρωμών του αναδόχου.

Όμως, αφενός η διαδικασία ανάθεσης μέσω διαγωνισμού είναι εξαιρετικά πολύπλοκη, ειδικά έτσι όπως έχουμε αποφασίσει να την διενεργούμε στη χώρα μας, και αφετέρου το ίδιο το αντικείμενο του έργου μπορεί να κρύβει πολλές διαχειριστικές παγίδες κατά την υλοποίηση, μετά την υπογραφή της σύμβασης.

Ας πάρουμε τα πράγματα από την αρχή.

Αν το έργο σου περιλαμβάνει ένα υποέργο που προβλέπεται ότι θα ανατεθεί σε εξωτερικό ανάδοχο (συνήθως μια εταιρία) με διαγωνιστική διαδικασία και έχει προϋπολογισμό πάνω από 30.000,00 € πλέον Φ.Π.Α., τότε η πρώτη δουλειά που θα πρέπει να κάνεις είναι να συντάξεις το τεύχος διακήρυξης του διαγωνισμού.

Διερεύνησε (αν δεν το έχεις ήδη κάνει) με το φορέα που εκπροσωπείς τις βασικές λεπτομέρειες της συμβατικής σχέσης που θέλει να έχει με τον ανάδοχο του υποέργου, για παράδειγμα:

• θα είναι ένας ο ανάδοχος ή μπορεί το έργο να «σπάσει» σε τμήματα και να ανατεθεί σε περισσότερους αναδόχους;
• ποιο είναι το βασικό κριτήριο που θέλει ο φορέας να χρησιμοποιηθεί για την αξιολόγηση των προσφορών; μόνο το κόστος (δηλαδή ποια είναι η πιο χαμηλή προσφορά που θα υποβληθεί) ή να ληφθούν υπόψη και ποιοτικά κριτήρια (π.χ. η μεθοδολογία που προτείνει ο κάθε υποψήφιος για την υλοποίηση του έργου);
• πώς θα νιώθει ασφαλής ότι μετά την ολοκλήρωση του έργου του ο ανάδοχος θα συνεχίσει να υποστηρίζει την ποιοτική λειτουργία των υλικών που παρέδωσε (π.χ. προσκομίζοντας μια εγγυητική επιστολή καλής λειτουργίας);

και πάει λέγοντας.

Ανάλογα με το αντικείμενο του διαγωνισμού (τεχνικό έργο, προμήθεια, υπηρεσία), κατέβασε από το site της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΑΑΔΗΣΥ) το κατάλληλο υπόδειγμα τεύχους διακήρυξης (Θα βρεις όλα τα υποδείγματα της ΕΑΔΔΗΣΥ εδώ: https://www.eaadhsy.gr/index.php/m-foreis/m-protypa). Το μεγαλύτερο μέρος των υποδειγμάτων αυτών καλύπτει τις νομικές διατυπώσεις που απαιτούνται. Διάβασέ τις καλά, ειδικά την πρώτη φορά που θα κάνεις αυτή τη δουλειά, για να γνωρίζεις πώς υλοποιείται η όλη διαδικασία, όχι μόνο του διαγωνισμού, αλλά και της συμβασιοποίησης και της ίδιας της υλοποίησης του έργου που έπονται.

Ακολούθησε τις οδηγίες της ΕΑΔΔΗΣΥ, όπου υπάρχουν μέσα στο κείμενο, και συμπλήρωσε κατάλληλα τις αντίστοιχες παραγράφους. Η ΕΑΔΔΗΣΥ έχει κάνει (όπως πάντα) μια εξαιρετική δουλειά και μας γλιτώνει από πολλά προβλήματα που κρύβει η σύνταξη ενός κειμένου μέσα σε ένα τόσο πολύπλοκο κανονιστικό και νομικό πλαίσιο.

Στα Παραρτήματα του τεύχους διακήρυξης, πρέπει να περιγράψεις αναλυτικά το έργο που πρόκειται να ανατεθεί. Και πάλι το τεύχος – υπόδειγμα έχει κάποιες κατευθύνσεις, αλλά εδώ εναπόκειται κυρίως σε σένα να καλύψεις σε βάθος όλες τις λεπτομέρειες που πρέπει να γνωρίζει μια εταιρία που επιθυμεί να συμμετάσχει σαν υποψήφια, ώστε να υποβάλλει ένα πλήρη φάκελο.

Δώσε μεγάλη βάση στις τεχνικές προδιαγραφές που θα θέσεις. Είναι πολύ πιθανό ο φορέας σου να έχει ήδη έναν συνεργάτη με εξειδικευμένη γνώση στο ειδικό αντικείμενο του έργου, ή και μια ολόκληρη υπηρεσία που ασχολείται με αυτό (π.χ. οι Τεχνικές Υπηρεσίες των Δήμων κάνουν αυτή τη δουλειά όταν πρόκειται για τεχνικά έργα), οπότε θα ζητήσεις από εκεί τις τεχνικές προδιαγραφές. Αν αυτό δεν ισχύει, και έχεις αφεθεί μόνος σου να περιγράψεις το έργο χωρίς ιδιαίτερες τεχνικές γνώσεις επί αυτού, θα σου πρότεινα να αναζητήσεις βοήθεια από την αγορά (φίλους, γνωστούς, συνεργάτες που ασχολούνται με το συγκεκριμένο αντικείμενο). Εναλλακτικά, ως έσχατη λύση, μπορείς να αναζητήσεις στο Internet τεύχη διαγωνισμών έργων με παρόμοιο αντικείμενο, και να προσαρμόσεις τις προδιαγραφές τους στα μέτρα του δικού σου έργου.

Το επόμενο βήμα είναι η υποβολή αιτήματος προέγκρισης των τευχών του διαγωνισμού από την ΕΥΔ. Έχε πάντα υπόψη σου ότι είναι ευθύνη της Αναθέτουσας Αρχής (δηλαδή του φορέα που εκπροσωπείς) να προσαρμόζονται οι Διακηρύξεις των διαγωνισμών στο τρέχον πλαίσιο, γι’ αυτό και η σύμφωνη γνώμη της ΕΥΔ σε αυτή τη φάση είναι ιδιαίτερα σημαντική. Το αίτημα υποβάλλεται μέσω ειδικής εφαρμογής του ΟΠΣ, όπου συμπληρώνεις μια «λίστα εξέτασης» με βασικές πληροφορίες για το διαγωνισμό σου, και επισυνάπτεις το τεύχος της διακήρυξης, την προκήρυξη (που είναι η περίληψη της διακήρυξης), το τυποποιημένο σε ευρωπαϊκό επίπεδο Ευρωπαϊκό Ενιαίο Έγγραφο Σύμβασης (Ε.Ε.Ε.Σ. - Απαιτείται σε μορφές pdf και xml, μπορείς να τα δημιουργήσεις εύκολα με την εφαρμογή που θα βρεις εδώ: https://espdint.eprocurement.gov.gr/), το προσχέδιο δημοσίευσής του στην Επίσημη Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Ε.Ε.Ε.Ε.), αν ο διαγωνισμός σου έχει προϋπολογισμό άνω των 214.000,00 € πλέον ΦΠΑ (τα όρια αυτά αναπροσαρμόζονται ανά διετία (η τρέχουσα διετία λήγει στις 31/12/2021), οπότε πρέπει να παρακολουθείς την εξέλιξή τους – να ενημερώνεσαι τακτικά για αυτά από τις σχετικές αναρτήσεις που γίνονται στο site της ΕΑΔΔΗΣΥ), και απόφαση του αρμοδίου οργάνου του φορέα (π.χ. Διοικητικό Συμβούλιο) για τη διεξαγωγή του διαγωνισμού.

Η ΕΥΔ ελέγχει το αίτημά σου, και το εγκρίνει ή ζητά περαιτέρω διορθώσεις ή και διευκρινίσεις.

Αφού λάβεις την έγκρισή της ΕΥΔ, θα πρέπει να ετοιμάσεις:

• Το «πρωτογενές αίτημα», δηλαδή ένα έγγραφο με το οποίο μια υπηρεσία ή ένα τμήμα ενός φορέα ζητά από το αρμόδιο όργανο διοίκησης την έγκριση για τη διενέργεια του διαγωνισμού, και
• μια σχετική απόφαση έγκρισης του παραπάνω αιτήματος από το αρμόδιο όργανο του φορέα σου.

Τώρα πρέπει να βεβαιωθείς ότι ο φορέας διαθέτει μια σειρά από κωδικούς στα διάφορα πληροφοριακά συστήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία δημοσίευσης και διενέργειας ενός διαγωνισμού, καθώς και ψηφιακή υπογραφή του αρμόδιου εκπροσώπου που υπογράφει τα τεύχη των διαγωνισμών του (συνήθως ο Πρόεδρος του Δ.Σ., ο Δήμαρχος κ.λπ.) – αναλυτικές πληροφορίες θα βρεις στην ενότητα για το ψηφιακό περιβάλλον των έργων σε προηγούμενο κεφάλαιο. Συνολικά χρειάζεσαι:

• ψηφιακή υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου του φορέα. Θα την αποκτήσεις από μια ιδιωτική εταιρία που διαθέτει εκ του νόμου το σχετικό δικαίωμα (υπάρχουν αρκετές στην αγορά, θα τις βρεις με ένα απλό search στο Google),
• δύο τουλάχιστον ζεύγη κωδικών ΔΙΑΥΓΕΙΑ, ένα για τον Πρόεδρο της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού και ένα για ένα από τα μέλη της – η λήψη κωδικών ΔΙΑΥΓΕΙΑ είναι απαραίτητη προϋπόθεση και για τη λήψη κωδικών ΕΣΗΔΗΣ (δες στο μεθεπόμενο bullet),
• ένα ζεύγος κωδικών ΚΗΜΔΗΣ,
• ένα ζεύγος κωδικών ECAS για τη δημοσίευση του διαγωνισμού στην Επίσημη Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και
• δύο ζεύγη κωδικών ΕΣΗΔΗΣ, ένα για τον Πρόεδρο της Επιτροπής Διενέργειας και ένα για ένα μέλος αυτής.

Μετά από όλα αυτά, είσαι έτοιμος να δημοσιεύσεις το διαγωνισμό του έργου. Όλη η διαδικασία γίνεται μέσω των Πληροφοριακών Συστημάτων (Επίσημη Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, ΔΙΑΥΓΕΙΑ, ΚΗΜΔΗΣ, ΕΣΗΔΗΣ, portal του φορέα), οπότε βεβαιώσου ότι έχεις διαβάσει για τα διάφορα «περίεργα» που σχετίζονται με τις λειτουργίες τους στο κεφάλαιο για το «Ψηφιακό Περιβάλλον» των έργων του βιβλίου μου.

Στη γενική περίπτωση, η διαδικασία δημοσίευσης περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:

1. Ανάρτηση του πρωτογενούς αιτήματος στο ΚΗΜΔΗΣ
2. Έγκριση πρωτογενούς αιτήματος στο ΚΗΜΔΗΣ, με ανάρτηση της (ψηφιακά υπογεγραμμένης) σχετικής απόφασης του αρμοδίου οργάνου του φορέα (π.χ. Διοικητικό Συμβούλιο)
3. Αποστολή του εντύπου eNotice στην Επίσημη Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης
4. Ανάρτηση πράξης ανάληψης υποχρέωσης δαπάνης στην ΔΙΑΥΓΕΙΑ (επισύναψε το πρωτογενές αίτημα)
5. Ανάρτηση περίληψης της διακήρυξης (ή αλλιώς της «προκήρυξης») ψηφιακά υπογεγραμμένης στο ΚΗΜΔΗΣ
6. Θέση ψηφιακής υπογραφής στο τεύχος της διακήρυξης
7. Ανάρτηση της διακήρυξης στο ΚΗΜΔΗΣ
8. Κάνε download το τεύχος της διακήρυξης από το ΚΗΜΔΗΣ
9. Ανάρτηση της περίληψης της διακήρυξης στο ΔΙΑΥΓΕΙΑ
10. Ανάρτηση της διακήρυξης στο ΕΣΗΔΗΣ (όπως την έκανες download από το ΚΗΜΔΗΣ) μαζί με τα συνημμένα της έγγραφα (ΕΕΕΣ και περίληψη της διακήρυξης / προκήρυξη)
11. Στείλε e-mail στο ΕΣΗΔΗΣ για να διορθώσει τις μέγιστες βαθμολογίες (αν δεν θυμάσαι γιατί, ξαναρίξε μια ματιά στην περιγραφή του ΕΣΗΔΗΣ στο κεφάλαιο για το «ψηφιακό περιβάλλον» των έργων)
12. Ανάρτηση της διακήρυξης στο portal του φορέα.

 

Απλό ; απλούστερο δε γίνεται ! – δες και το παρακάτω σχήμα. Η όλη διαδικασία μου φέρνει στο μυαλό αυτό που λέγεται ότι έχει πει ο ιδρυτής της Microsoft, Bill Gates: “…the first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency…”.

 

Και για να σου δώσω το τελειωτικό χτύπημα, αν ο φορέας που διενεργεί το διαγωνισμό είναι «περιφερειακή αρχή», δηλαδή δεν εδρεύει στα μεγάλα αστικά κέντρα, είναι υποχρεωμένος να δημοσιεύει τις διακηρύξεις των διαγωνισμών του (που θυμίζω ότι «διεξάγεται μόνο ηλεκτρονικά») και στον περιφερειακό και τοπικό Τύπο (άρθρο 185, ν. N. 4764/20, ΦΕΚ 256/23.12.2020 τεύχος Α') ! Η υποχρέωση με βάση το νόμο ισχύει έως την 31.12.2021, αλλά το θεωρώ πολύ πιθανό να παραταθεί.

Μετά από όλα τα παραπάνω, ακολουθεί η διαδικασία της αξιολόγησης. Εδώ θα πρέπει να έχεις για κάθε στάδιο της αξιολόγησης πρακτικά των συνεδριάσεων της Επιτροπής Διενέργειας και αποφάσεις του αρμοδίου οργάνου (π.χ. το Διοικητικό Συμβούλιο) με τις οποίες εγκρίνονται τα πρακτικά αυτά.

Σε διαγωνισμούς όπου κριτήριο ανάθεσης είναι η συμφερότερη από οικονομικής άποψης προσφορά (δηλαδή αξιολογείται τόσο το κόστος όσο και η ποιότητα της δουλειάς του αναδόχου), τα στάδια της δουλειάς που πρέπει να υποστηρίξεις είναι τα εξής πέντε:

• Αποσφράγιση και έλεγχος των φακέλων δικαιολογητικών και τεχνικής προσφοράς του αναδόχου,
• Αποσφράγιση και έλεγχος του φακέλου οικονομικής προσφοράς του αναδόχου,
• Υπολογισμός συνολικής βαθμολογίας προσφορών και ανακήρυξη προσωρινού αναδόχου,
• Προσκόμιση, αποσφράγιση και έλεγχος του φακέλου των δικαιολογητικών κατακύρωσης του προσωρινού αναδόχου,
• Ανακήρυξη οριστικού αναδόχου.

Περισσότερα για τα στάδια διενέργειας και αξιολόγησης διαγωνισμών θα βρεις στα άρθρα 98 ως 104 του ν. 4412/2016 (https://www.eaadhsy.gr/n4412/), όπως τροποποιήθηκαν με τα άρθρα 40 έως 44 του ν. 4782/2021 (http://www.et.gr/idocs-nph/search/pdfViewerForm.html?args=5C7QrtC22wEzH9d6xfVpRXdtvSoClrL8T7KNQkTydCTtIl9LGdkF53UIxsx942CdyqxSQYNuqAGCF0IfB9HI6qSYtMQEkEHLwnFqmgJSA5WIsluV-nRwO1oKqSe4BlOTSpEWYhszF8P8UqWb_zFijH4C0Y8E2zr1gi_C2D75Cj28q9FTpc95ioX-OlWAzoTI ).

Μετά και από τα παραπάνω, μαζεύεις όλα τα έγγραφα της διαγωνιστικής διαδικασίας, από το πρωτογενές αίτημα, όπως αναρτήθηκε στο ΚΗΜΔΗΣ, μέχρι την απόφαση του αρμοδίου οργάνου για την ανακήρυξη οριστικού αναδόχου όπως αναρτήθηκε στο ΕΣΗΔΗΣ, και υποβάλλεις αίτημα έγκρισης της διαγωνιστικής διαδικασίας και σχεδίου σύμβασης («προσυμβατικός έλεγχος») στην ΕΥΔ μέσω του ΟΠΣ, και επίσης (αν ο προϋπολογισμός της σύμβασης είναι άνω των 5.000.000,00 €), υποβάλλεις το αίτημα και εγγράφως στο κλιμάκιο Ζ’ του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Μετά την έγκριση των δύο παραπάνω οργάνων, ΕΥΔ και Ελεγκτικό Συνέδριο, ο φορέας μπορεί πια να υπογράψει τη σύμβαση με τον ανάδοχο και να προχωρήσει το έργο του.

Μην ξεχάσεις ότι μέσα σε 48 ημέρες από την υπογραφή της σύμβασης θα πρέπει να αναρτήσεις το κατάλληλο eNotice («Contract Award Notice») στην Επίσημη Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Με την υπογραφή της σύμβασης μπορείς να υποβάλλεις στο ΟΠΣ για έγκριση από την ΕΥΔ το Τεχνικό Δελτίο του συγκεκριμένου υποέργου, καθώς και αίτημα κατανομής (προκαταβολής χρηματοδότησης), ανάλογα με τις ανάγκες πληρωμών προς τον ανάδοχο, όπως προβλέπονται στη σύμβαση, εφόσον προβλέπεται προχρηματοδότηση από την αρχική Πρόσκληση Υποβολής Προτάσεων της ΕΥΔ ή από την ενότητα «Ειδικοί Όροι» της Απόφασης Ένταξης της Πράξης στο ΕΣΠΑ.