Οι πολλαπλοί ρόλοι του Συμβούλου Διαχείρισης Έργων
Στα μάτια των περισσότερων οργανισμών, αλλά και των ίδιων των επαγγελματιών του χώρου, ένας Σύμβουλος Διαχείρισης Έργων απλά αναλαμβάνει να διεκπεραιώνει το «γραφειοκρατικό» κομμάτι της δουλειάς. Για έναν Οργανισμό, αυτό το κομμάτι είναι η λιγότερο αποδοτική εργασία που σχετίζεται με την υλοποίηση ενός έργου του, και αυτή που δεν προσδίδει κάποια ιδιαίτερη αξία στις δράσεις του.
Όμως, ο ρόλος ενός πραγματικού Συμβούλου Διαχείρισης Έργων δεν (πρέπει να) περιορίζεται απλά στην τήρηση φακέλων με εκατοντάδες επίσημα έγγραφα, στον έλεγχο χιλιάδων δικαιολογητικών, ή στην ετοιμασία και υποβολή αναφορών για την πορεία υλοποίησης του έργου που διαχειρίζεται.
Στην πραγματικότητα, η ουσιαστική προστιθέμενη αξία της δουλειάς του Συμβούλου διαχείρισης έργων για έναν Οργανισμό εξαρτάται από την επιτυχία του να διαδραματίσει έξι βασικούς ρόλους που σχετίζονται με τα συγχρηματοδοτούμενα έργα.
Ο Σύμβουλος πρέπει να είναι Οραματιστής (Visionary Consultant). Πρέπει όχι μόνο να μπορεί να αντιλαμβάνεται το Όραμα του Οργανισμού που συνεργάζεται, αλλά και να συμβάλλει δημιουργικά στη διαμόρφωσή του, αξιοποιώντας τη γνώση και την εμπειρία του. Πρέπει να έχει άποψη για τις τάσεις και τις εξελίξεις στον τομέα ή τον κλάδο όπου δραστηριοποιείται ο Οργανισμός, και να συμβάλλει με ρεαλιστικές και εφαρμόσιμες ιδέες για το πώς αυτός θα γίνει ή θα παραμείνει πρωτοπόρος και ανταγωνιστικός στο χώρο του στα χρόνια που έρχονται. Και, βέβαια, πρέπει να μπορεί να αναγνωρίζει τρόπους χρηματοδότησης της εφαρμογής των ιδεών, των δικών του ή της Διοίκησης και των στελεχών του Οργανισμού, αν και όταν αυτό του ζητηθεί.
Ο Σύμβουλος πρέπει να είναι Strategist. Η υλοποίηση ενός έργου διάρκειας 24 ή 36 μηνών είναι πραγματικά ένας πόλεμος, μια σειρά από πολλές μικρές ή μεγαλύτερες μάχες που πρέπει να κερδηθούν: η διασφάλιση της ομαλής ροής χρηματοδότησης του έργου, ο συντονισμός των ομάδων υλοποίησης του έργου, η επικοινωνία με το περιβάλλον του έργου, η επιτυχημένη διενέργεια ενός μεγάλου διαγωνισμού, ένας έλεγχος από τα αρμόδια όργανα χωρίς συνέπειες για τον Οργανισμό, και πολλά άλλα. Ρόλος του Συμβούλου είναι να καθορίσει το πλάνο της κάθε «μάχης», έτσι ώστε να μεγιστοποιήσει τα οφέλη και να ελαχιστοποιήσει τις απώλειες. Κι επειδή ποτέ και κανένα έργο δεν υλοποιείται ακριβώς όπως σχεδιάζεται στην αρχή του, πρέπει να έχει τις δεξιότητες να αναγνωρίσει και να εφαρμόσει εναλλακτικούς κάθε φορά δρόμους για να μπορέσει να ολοκληρώσει το έργο του με επιτυχία.
Ο Σύμβουλος πρέπει να είναι αποτελεσματικός Project Planner & Manager. Πρέπει να αναγνωρίσει σωστά τους στόχους του έργου, και να μετατρέψει τη στρατηγική υλοποίησής του σε μεθοδολογία με συγκεκριμένα βήματα (φάσεις), προαπαιτούμενα και αποτελέσματα της κάθε φάσης (παραδοτέα), χρονοδιαγράμματα και πόρους (resources) που θα απαιτηθούν σε κάθε στάδιο, χρηματοδοτικές ανάγκες για κάθε παράγοντα κόστους στην πορεία του χρόνου και πολλά άλλα.
Ο Σύμβουλος πρέπει να είναι PR Specialist. Πολλά μπορούν να πάνε στραβά σε ένα έργο, αν ο Σύμβουλος Διαχείρισής του δεν είναι αποτελεσματικός στην επικοινωνία του τόσο μέσα, όσο και έξω από τον Οργανισμό. Βασισμένος στην εμπειρία και τη γνώση του, ένας Σύμβουλος πρέπει να εμπνέει με κάθε ευκαιρία Εμπιστοσύνη σε όλους τους παράγοντες που εμπλέκονται στην υλοποίηση ή τη διαχείριση του έργου που έχει αναλάβει. Πρέπει να είναι φιλικός, αλλά ταυτόχρονα και διεκδικητικός όπου απαιτείται, συγκαταβατικός, αλλά παράλληλα και δυναμικός όταν η εξέλιξη του έργου το επιβάλλει, καλός διαπραγματευτής, και να έχει συναίσθηση των ορίων του εαυτού του και του Οργανισμού που εκπροσωπεί σε κάθε περίπτωση.
Ο Σύμβουλος πρέπει να είναι αποτελεσματικός Human Resource Manager. Σε ένα έργο με πολλούς εμπλεκόμενους, ο καθένας με τη δική του ιδιοσυγκρασία, τους δικούς του περιορισμούς, και εν τέλει τις δικές του επιδιώξεις, ο Σύμβουλος πρέπει να διαδραματίζει έτσι το ρόλο του, ώστε να διασφαλίζεται ότι το σύνολο των εμπλεκόμενων εργάζεται αρμονικά για την επίτευξη των στόχων του έργου. Να αναθέτει τα κατάλληλα καθήκοντα στους κατάλληλους ανθρώπους, να παρέχει και να τονίζει σε κάθε ευκαιρία τα κίνητρα για να γίνει σωστά η κάθε εργασία, να παρεμβαίνει στις σχέσεις μεταξύ των μελών της ομάδας έργου για να περιορίζει τις εντάσεις και να τις μετατρέπει σε δημιουργικότητα.
Τέλος, ο Σύμβουλος πρέπει να είναι Doer. Έχω καταλήξει στο συμπέρασμα ότι ο καλός Σύμβουλος πρέπει να έχει τη γνώση και την εμπειρία να διεκπεραιώσει μόνος του κάθε task που απαιτείται για την πλήρη υλοποίηση ενός έργου από διαχειριστικής άποψης. Καλώς εχόντων των πραγμάτων, δεν θα χρειαστεί να κάνει τα πάντα μόνος του – είναι προφανές ότι ο χρόνος του δεν αρκεί. Πρέπει όμως να μπορεί να το πράξει, πρώτα από όλα για να αναθέτει σωστά και δίκαια καθήκοντα στους συνεργάτες του, αλλά και για να τους δίνει κίνητρο, και την ασφάλεια πως ό,τι κι αν συμβεί, εκείνος θα μπορεί να δώσει λύση. Αυτό το τελευταίο είναι πολύ σημαντικό για την ανάπτυξη αυτοπεποίθησης στα μέλη της ομάδας, ακόμη κι αν κάποιες φορές υπάρχει ο κίνδυνος αυτή του η στάση να προκαλεί εφησυχασμό και μειωμένη αποδοτικότητα σε κάποια μέλη της ομάδας του έργου: άλλωστε ο σωστός Σύμβουλος ξέρει να χειριστεί κατάλληλα και αυτές τις περιπτώσεις, πάντα με γνώμονα την επιτυχημένη και εντός χρονοδιαγράμματος υλοποίηση του έργου που έχει αναλάβει.
